4 conseils pour l'organisation d'un événement pro réussi

 

Workshop, soirée de lancement d'un produit, séminaire, weekend de team building, les entreprises ont de multiples occasions d'organiser des événements corporate. En manque d'idées pour un événement réussi ? Suivez nos conseils du jour pour organiser une manifestation professionnelle inoubliable pour vos collaborateurs. Qu'il s'agisse de faire appel à une agence événementielle ou de tout organiser en interne, découvrez comment dynamiser vos soirées d'entreprise sans faire d'erreur.


Bien évaluer ses besoins et ses moyens

 

C'est une des étapes primordiale dans l'organisation d'un événement professionnel. Définir ses besoins permet d'identifier ses ressources et ses manques. Votre société est-elle équipée pour gérer la projection sur grand écran que vous imaginez ? Ou bien faut-il faire appel à une société de location de matériel multimédia ? Pouvez-vous assurer l'accueil des participants et des intervenants en interne, ou bien aurez-vous besoin de recruter du personnel supplémentaire pour cette occasion ? La projection et l'anticipation constituent de bons moyens de ne pas dépasser sa deadline ou son budget en bout de course.

 

conseils pour l'organisation d'un événement pro réussi 2

C'est aussi le moment de choisir : votre entreprise peut-elle gérer l'organisation de cet événement seule, ou bien vaut-il mieux faire appel à une agence événementielle ? le rôle des agences événementielles à Paris, comme dans n'importe quelle autre grande ville française, peuvent sembler plus coûteuses, mais elles vous permettent d'économiser beaucoup de temps, d'énergie et de ressources. C'est une solution à envisager sans hésiter, pour toute entreprise qui ne dispose pas des ressources nécessaires à l'organisation d'un séminaire ou d'une conférence professionnelle.



Inviter des artistes

 

L'animation est ce qui va rythmer votre événement, le rendre inoubliable aux yeux de vos invités. Si votre événement le permet (pour une soirée de lancement ou du team building par exemple), misez sur des animations de qualité proposées par des artistes. Rien de telle qu'une parenthèse artistique proposée par des professionnels pour dynamiser une soirée ou enchanter une équipe. Spectacle de danse aérienne, performance théâtrale, concert de musique live, exposition photographique ou projection vidéo, les arts vivants et les arts visuels regorgent d'artistes talentueux et créatifs, habitués au contexte événementiel ou prêts à créer quelque chose d'unique à vos côtés.



Être prévoyant pour la technique

 

Si vous optez pour des animations requérant du matériel technique, soyez prévoyants. Assurez-vous d'avoir au sein de votre équipe des techniciens qualifiés en vidéo, en son ou en lumière. micro qui ne fonctionne pas, enceintes qui grésillent, larsen, problème de connectique, retransmission vidéo intermittente... les problèmes techniques sont bien vites arrivés. Notre expérience nous encouragerait même à dire qu'ils sont inévitables. Il faut donc se préparer au maximum en amont, en faisant attention à :

 

        prévoir les problèmes de câbles défectueux ou de connectiques, en prenant quelques câbles de rechange

        vérifier tout le matériel avant le jour J et faire une fiche technique précise des ressources

        penser aux chargeurs, batteries, cartes mémoires et autres petits accessoires vite oubliés

        s'équiper ou louer en double, pour le matériel vraiment indispensable au bon déroulé de votre événement

        prévoir suffisamment de micros pour pouvoir les faire circuler au milieu du public

        soigner l'éclairage et les décors si vous avez investi dans une captation photo ou vidéo



Être créatif

 

et s'inspirer des tendances en matière d"événementiel. L'objectif, pour réussir un événement qui sort du lot et qui capte l'attention des collaborateurs, est de miser sur l'originalité. Dès le choix du lieu, il est possible de bousculer ses habitudes : opter pour une salle de spectacle, un parc d'attraction, une école d'art ou une galerie, plutôt qu'une traditionnelle salle de réception.

 

Pensez aussi aux types d'événements qui fonctionnent bien en ce moment : des événements conviviaux, participatifs et ludiques. Les ateliers do-it-yourself, de customisation et de fabrication à la main ont la cote ; et ils peuvent tout à fait s'adapter aux valeurs de votre entreprise comme le réemploi, le recyclage, le circuit court, le naturel, etc. En plus, ils permettent aux participants de repartir avec un cadeau à la fois plus utile et plus qualitatif que les classiques goodies corporate comme les badges, les stylos et les carnets.

 

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Autre inspiration possible : les escape game ou autres surprises dignes de scénarios de cinéma. Pourquoi ne pas concevoir une surprise unique, écrite sur-mesure pour une entreprise et ses collaborateurs ? Chasse aux trésors, jeu de déduction, indices récoltés sur plusieurs jours, jeu de piste, course contre la montre... ces événements sont particulièrement adaptés au principe de team building, puisqu'ils encouragent les participants à se mettre en équipe et à travailler ensemble pour résoudre des problèmes, suivre un itinéraire ou encore faire preuve de logique.

 

Enfin, rares sont les événements de grands groupes à ne pas se tourner vers des animations technologiques. Ces idées sont certes plus coûteuses, mais elles font forte impression. On pense par exemple à une projection de vidéo mapping (ces projections monumentales de lumière ou de vidéo sur des volumes), idéale pour mettre en valeur la beauté d'une architecture ou pour habiller de grands espaces, à une animation en réalité virtuelle, ou encore à une installation numérique et immersive.

 

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