Le métier de secrétaire

Du point de vue général, le secrétaire est un agent de direction. Il est classé parmi les organismes fonctionnels de l'entreprise c'est-à-dire le secrétariat est un organe de soutien et d'entretien dans une entreprise. Évidemment, les chefs de services ou les directeurs de cabinet ont tous besoin d'une personne capable de les assister dans leurs tâches. C'est ainsi que naît le métier de secrétaire. Un métier qui commence à évoluer dans notre monde contemporain et qui aura encore un grand perspective d'avenir.

Le secrétaire traditionnel : un métier émergent du XX ème siècle

La plupart des secrétaires sont des femmes vu qu'elles sont toujours plus aptes à s'occuper de plusieurs fonctions en même temps. Cela ne veut pas dire que le sexe masculin ne pourrait pas assurer cette même fonction. Les compétences varient avec le caractère inné de l'individu et ses qualités personnelles. Cependant, le service d'une secrétaire dépend du milieu où elle travaille. Mais pour la plupart du temps, elle s'occupe de la saisie sur l'ordinateur. En effet comme vu précédemment, elle est un organe de soutien, ses subordonnés lui confient alors des tâches qu'ils doivent régler dans des délais brefs. Ensuite, elle doit aussi savoir classer les dossiers. De ce fait, la secrétaire traditionnelle tient un rôle dans l'organisation générale de l'entreprise. Les contacts téléphoniques sont aussi assurés par la secrétaire. Par ailleurs, elle prend les rendez-vous et se prête à être le porte-parole de son chef hiérarchique.

De nos jours, la secrétaire doit maîtriser les logiciels de traitement de texte et les tableurs. La connaissance parfaite de l'informatique bureautique serait donc indispensable au service secrétariat. Une parfaite secrétaire doit savoir non seulement l'informatique bureautique mais aussi savoir se documenter en utilisant la télécopie et surtout l'internet. Dans le cas des petites structures, elle se charge de l'accueil des visiteurs, de la frappe des courriers sans oublier l'organisation des réunions de son supérieur. Pour son chef, elle organise son emploi du temps c'est-à-dire son agenda personnel. Elle est aussi capable de conseiller les interlocuteurs, de coordonner la logistique ou répondre à une demande. Bref, la secrétaire est une personne indispensable au bon fonctionnement et à l'organisation de l'entreprise ou de l'entité.

Le profil requis à une secrétaire

Le poste de secrétaire est spécial donc toutes les catégories de personnes ne pourront pas l'assumer convenablement. Il nécessite des qualités tantôt normales qu'intellectuelles. En premier lieu, une secrétaire doit avoir une bonne présentation. Étant donné qu'elle est chargée de l'accueil, sa tenue doit être impeccable, soignée et correcte. Et cela pour être agréable aux visiteurs et pour leur montrer une attitude digne d'une secrétaire. En second lieu, elle doit avoir une élocution parfaite. Cette qualité est très importante vu que la communication est un élément essentiel dans l'organisation d'une société. Grâce à cette bonne élocution, la personne en question arrive à entretenir les relations au sein de l'entreprise et à l'extérieur de l'entreprise. En somme, elle doit faire preuve d'une compréhension fine et aucune difficulté à s'exprimer.

Des compétences en rédaction sont aussi indispensables. Évidemment, la secrétaire passe son temps à la saisie sur ordinateur et de ce fait, la connaissance de quelques langues autres que la langue maternelle est aussi capitale. La connaissance de l'anglais serait toujours un atout pour une postulante à un poste de secrétaire. En plus de ces qualités, elle se doit également d'être aimable, il lui faut impérativement avoir le sens de l'organisation méthodique et un esprit de synthèse. Ainsi, une bonne secrétaire doit être enthousiaste, sociable, dynamique et intelligente.

L'évolution de la fonction secrétariat

Actuellement, la secrétaire ne reste plus au niveau du secrétariat traditionnel. Depuis le nouveau millénaire, le poste de secrétariat a évolué. La mondialisation est à l'origine de ce phénomène. La technologie devient de plus en plus moderne et l'on croyait que le métier de secrétariat tend à disparaître. En effet, les services sont de plus en plus informatisés donc ils sont assurés par l'ordinateur. Désormais, la secrétaire a une image nouvelle. Elle est une assistante professionnelle, un personnage important et polyvalent aux compétences multiples. Ses activités ne se limitent plus au bureau vu que l'outil informatique lui facilite la tâche. Elle devient un soutien permanent à toutes les activités directoriales. La personne en question tiendra encore plus de responsabilités. Elle s'engage dans une mission dans le but de bien organiser la vie de l'entreprise : de donner des conseils tout en se référant aux actualités, entretenir les relations avec les partenaires de l'entité économique. Bref une personne de confiance et catalyseur des activités de l'entreprise.

Secrétaire médicale : un métier très convoité

En France, les nouvelles possibilités de recrutement ne manquent pas. Dans le domaine de la santé, les administrations sanitaires ont recours au service de secrétariat et engagent à cet effet des secrétaires médicales. Ces dernières doivent poursuivre des formations spéciales autre que le secrétariat de direction. En plus, il existe une école privée de secrétariat médicale ici en France. Fondée en 1981, cet établissement de formation à distance est reconnu comme le spécialiste dans son domaine. Etant donné que la formation est à distance, vous gérez donc cette formation en fonction de votre emploi du temps. C'est-à-dire vous êtes plus libre et en plus, vous pouvez exercer un autre métier tout en suivant l'enseignement. Accessible à tous, la formation de secrétariat médical est ouverte à tous : il suffit d'avoir le niveau de la classe de troisième. Le cours accéléré se tiendra pendant 6 mois au minimum. Mais le cours peut aussi se faire durant trois ans. Cela dépend du temps que vous pourrez y consacrer. Après ce cursus, votre métier consiste à concilier deux dimensions : sociale et médicale. Médicale, car vous êtes le bras droit du médecin pour l'assister dans ses tâches administratives. Sociale, car vous servirez les clients en les accueillant, en les rassurant et en les aidant dans leurs démarches.

Le saviez-vous ?

Le métier de secrétaire est un métier qui tend à disparaître au profit de celui d'assistant(e), plus que des travaux de secrétariat, c'est le multidisciplinaire qui est prôné actuellement. Alors, sachez avant tout développer votre capacité d'adaptation !

Article rédigé par Ludivine pour Bloc.com - Publié le 18/03/2008