Le coffre-fort numérique, un stockage sécurisé des documents

Il est fini le bon vieux temps des archives papiers… Aujourd’hui, de nombreux documents n’existent que sous une forme numérique. Les coffres-forts numériques permettent de stocker et de sécuriser tous ces fichiers. Un service essentiel pour les entreprises et pour certains particuliers.

Présentation du coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique est un espace virtuel, hautement sécurisé, dans lequel on peut stocker toutes sortes de fichiers numériques. Ce service est accessible gratuitement en ligne, ou via des prestataires de service qui louent des espaces de stockage sécurisés. Leur rôle est d’assurer la sauvegarde et la sécurisation des fichiers que vous leur transmettez. L’expression « coffre-fort numérique » est la propriété de l’entreprise CDC Arkhinéo, mais le terme est aujourd’hui utilisé couramment.

Un coffre-fort numérique, pourquoi faire ?

Jusqu’à présent, les données importantes des particuliers et des entreprises étaient conservées sur papier. Mais avec le développement de la numérisation des documents, nous fonctionnons de plus en plus en « tout numérique ». Or, si le format des documents a évolué, les besoins de conservation et de protection restent les mêmes. Il faut assurer la conservation des documents numériques, c’est-à-dire en assurer une sauvegarde permanente. Or, sauvegarder ses fichiers sur son ordinateur, c’est prendre le risque d’une panne, d’un vol, d’un incendie… Il faut aussi protéger les documents contre toutes sortes d’intrusions (vol, falsification, destruction…). C’est le rôle du coffre-fort numérique !

Les coffres-forts numériques probatoires et non probatoires

Il existe en fait deux types de coffres-forts numériques. Les offres les plus simples proposent un système d’archivage sécurisé. Ils sont tout à fait adaptés pour conserver les documents, et les protéger des menaces extérieures. Les prestataires qui offrent ce service enregistrent les données sur plusieurs serveurs distincts, afin d’en garantir la conservation même en cas de problème avec l’un des serveurs. Ils assurent aussi la sécurisation du transfert des données vers le coffre-fort numérique. Tous les échanges doivent être sécurisés et cryptés. Mais, d’un point de vue légal, ces documents peuvent être remis en question. En effet, on peut très bien vous accuser d’avoir modifié un document bien après sa création. Du coup, pour les documents qui doivent avoir une valeur légale (pouvoir être produits en justice), il faudra avoir recours à un coffre-fort numérique « à vocation probatoire ». Ces coffres-forts disposent de système d’horodatage, qui certifie l’état du document à une date précise. Ils enregistrent des empreintes du document, les signent numériquement et retracent toutes les opérations effectuées par le propriétaire du coffre-fort numérique.

Les offres de coffres-forts numériques

C’est l’Etat qui a ouvert le marché des coffres-forts numériques. En effet, pour permettre la dématérialisation des démarches administratives, il faut utiliser des documents numériques. Il devenait donc nécessaire de permettre à tous les usagers de l’administration de sauvegarder ces documents, de les protéger, et de protéger les échanges avec les différents services publics. L’Etat a donc édicté les bases du système de stockage sécurisé en ligne. Tout citoyen dispose d’ailleurs d’un coffre-fort gratuit : http://mon.service-public.fr. Aujourd’hui, il existe d’innombrables offres de coffre-fort numérique. Certaines sont offertes à titre gracieux, par exemple par des banques ou des groupes d’assurance. Ils sont en général limités en termes de stockage et de services proposés. Pour des solutions plus spécifiques, il faudra mieux se tourner vers une offre payante. Aujourd’hui, il existe même des prestataires spécialisés dans le stockage de données sécurisé. Attention, cependant, l’offre est encore émergente, et mieux vaut se renseigner avant de choisir son coffre-fort numérique.

Le saviez-vous ?

Le coffre-fort numérique peut être un élément contenu dans un système plus global d’archivage électronique (SAE).